Thực hiện Công văn số 1510/SKHCN-TĐC ngày 04 tháng 11 năm 2015 của Sở khoa học công nghệ Tỉnh Bến Tre về việc yêu cầu báo cáo tình hình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008, Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh, huyện Giồng Trôm xin báo cáo tình hình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong năm 2015 theo những nội dung sau:
I. Báo cáo tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL)
1. Thông tin về cơ quan xây dựng và áp dụng HTQLCL
a) Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh.
Điện thoại: 075 3 862209
b) Tên nhân viên phụ trách ISO: Nguyễn Khắc Hoàng
Điện thoại: 0917827600. Email: ubndmythanhgiongtrom@gmail.com
Wetsite: mythanhgiongtrom.bentre.gov.vn
2. Thông tin về tổ chức tư vấn được cơ quan thuê để xây dựng, áp dụng năm 2015. Ông Nguyễn Văn Tuất, Chuyên gia tư vấn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
3. Tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL.
a) Thực trạng HTQLCL tại cơ quan
+ Đã thực hiện xây dựng, áp dụng HTQLCL cho toàn bộ thủ tục hành chính (TTHC)
+ Đã thực hiện xây dựng, áp dụng HTQLCL, mở rộng cho toàn bộ thủ tục hành chính (TTHC)
b) Phạm vi áp dụng
- Phiên bản áp dụng: TCVN ISO 9001: 2008
- Số lượng thủ tục hành chính (TTHC) đã xây dựng và áp dụng HTQLCL trên tổng số TTHC đã được Ủy ban nhân dân tỉnh công bố: 127 thủ tục (với 11 lĩnh vực).
- Không có Hệ thống tài liệu theo mô hình khun
- Có ban hành kế hoạch thực hiện ISO năm 2015
c) Đào tạo: Số người được đào tạo nhận thức về HTQLCL hiện có 10/15 tổng số cán bộ, công chức của xã.
d) Hoạt động duy trì, cải tiến trong HTQLCL
- Có Ban hành kế hoạch thực hiện HTQLCL năm 2015
- Dự kiến số lần đo lường sự thỏa mãn khách hàng năm 2015: 02 lần/năm
Số lần đo lường sự thỏa mãn khách hàng đến thời điểm báo cáo: 01 lần.
- Dự kiến số lần đánh giá nội bộ năm 2015: 02 lần/năm
Số lần đánh giá nội bộ đã thực hiện đến thời điểm báo cáo: 01 lần.
- Dự kiến số lần họp xem xét lãnh đạo năm 2015: 02 lần/năm
Số lần họp xem xét lãnh đạo đã thực hiện đến thời điểm báo cáo: 01 lần
- Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL: có phân công cán bộ theo dõi và cập nhật.
e) Tình hình công bố HTQLCL
Đã được ban hành theo Quyết định số 77/QĐ-UBND, ngày 31 tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh về Ban hành hệ thống tài liệu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn (TCVN) ISO 9001:2008 tại Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh. Đến nay chưa công bố lại, do chưa mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL.
f) Kinh phí thực hiện năm 2015
- Kinh phí thực hiện năm 2015: 20.000.000 đồng .
Nguồn ngân sách xã.
4. Đánh giá, nhận xét
a) Tự đánh giá hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008
Căn cứ Quyết định số 313/QĐ-TĐC ngày 05 tháng 3 năm 2012 của Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng về việc cấp Giấy xác nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh, đến nay vẫn duy trì việc áp dụng thực hiện HTQLCL vào trong công việc.
Nhìn chung Ủy ban nhân dân xã thực hiện đúng theo trình tự các quy trình mà HTQLCL đã đề ra, xử lý công việc có hiệu quả hơn, góp phần tích cực vào công tác cải cách hành chính tại địa phương.
b) Nhận xét về hoạt động tư vấn của tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn: tốt.
c) Nêu những thuận lợi, khó khăn việc xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng cho toàn bộ thủ tục hành chính theo kế hoạch 2841/KH-UBND ngày 20 tháng 6 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh, phân tích nguyên nhân.
Thuận lợi
- Các quy trình xử lý công việc tại Ủy ban nhân dân xã được chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý, đúng luật và theo cơ chế một cửa.
- Minh bạch và công khai hóa quy trình và thủ tục xử lý công việc cho tổ chức và công dân biết.
- Giúp Lãnh đạo Ủy ban nhân dân kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời.
- Hệ thống hồ sơ, tài liệu được sắp xếp, kiểm soát chặt chẽ giúp việc sử dụng thuận tiện, nhanh chóng, khắc phục những thiếu sót trong quá trình giải quyết công việc.
Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi trong việc áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh còn gặp phải một số khó khăn như:
- Nhận thức về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của một số cán bộ, công chức còn hạn chế nên việc áp dụng hệ thống ISO trong việc xây dựng, cập nhật và quản lý văn bản còn chưa thường xuyên, hiệu quả chưa cao.
- Là công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ trong tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận với HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 của cán bộ, công chức đôi khi còn hạn chế.
- Việc cập nhật các tài liệu pháp luật liên quan vào hệ thống quản lý chất lượng chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục.
- Kỹ năng đánh giá nội bộ, phát hiện các điểm không phù hợp, xây dựng kế hoạch khắc phục phòng ngừa còn yếu.
- Thói quen xử lý công việc theo kinh nghiệm của công chức nên ảnh hưởng đến quá trình cải tiến HTQLCL.
- Công chức phụ trách xây dựng và duy trì hệ thống ISO chủ yếu là kiêm nhiệm nên thời gian dành cho việc theo dõi áp dụng và duy trì HTQLCL tại các bộ phận cơ quan chưa được thường xuyên.
5. Đề xuất, kiến nghị
Đề nghị Sở Khoa học Công nghệ thường xuyên mở các lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện công tác quản lý, vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận một cửa.
Trên đây là báo cáo tình hình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong năm 2015 của Ủy ban nhân dân xã Mỹ Thạnh, huyện Giồng Trôm. Xin báo cáo về Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Bến Tre để theo dõi và tổng hợp./.